Avoir une organisation efficace pour classer les documents comptables

La comptabilité est définie d'après des documents comptables produits par l'entreprise ou par ses tiers, quand elle effectue avec eux des opérations économiques, que ce soit des achats, ventes, paiement des taxes, salaires, versement des cotisations sociales, etc...  En outre, pour l'administration fiscale, l'entreprise a une obligation de conserver les documents comptables afin de justifier des opérations comptabilisées en comptabilité, lors d'un contrôle fiscal. Pour maintenir une comptabilité de façon optimale, vous êtes tenu d'être rigoureux et régulier et de ne pas vous faire déborder.

Pourquoi classer tous les documents comptable ?

Ranger les documents comptables de son entreprise est déterminant pour plusieurs causes :

• Gagner du temps pour de futures recherches de documents comptables 
• Prévenir les pertes de documents comptables dont l'entreprise est tenue de conservés afin d'être présentés lors d'un contrôle fiscal, par exemple.
• Prendre plaisir à la gestion de son entreprise.

La pratique la plus efficace pour classer les documents comptables de son entreprise : 

Les différents types de documents comptables.

Les documents doivent être rangés par catégorie pour une gestion optimale, dans des classeurs de préférence et avec intercalaires si nécessaire.

Les principales catégories de documents comptables d'une entreprise sont les suivantes:

• Banque et Caisse
• Fiscalité
• Factures Clients
• Factures Fournisseurs
• Bulletins de salaire
• Charges sociales

Certains courriers reçus ou transmis seront classés dans des chemises au nom de l'organisme, du client, du fournisseur, du salarié, etc... Vous y mettrez tous documents ne concernant pas la comptabilité. Par exemple : conditions de tarif, contrat, demande de renseignements, etc... Par contre toutes correspondances pour relance de règlement seront à ranger avec la facture concernée.

Comment faire pour classer les documents comptables de l'entreprise efficacement ?

Le classement les documents comptables peut s'effectuer de différentes façons, soit chronologiquement ou alphabétiquement.
En fonction de la catégorie du document comptable, on choisit pour l'une ou l'autre de ces deux méthodes de classement.
Je vous conseille pour classer les documents comptables les méthodes suivantes:

• Pour la banque et caisse (relevés bancaires, agios, remises de chèque, etc...) : par ordre chronologique, si vous avez plusieurs banques, placez un intercalaire afin de les distinguer.
• Les déclarations fiscales : par catégorie de taxes (TVA, CFE, taxe sur les véhicules, etc …) en les séparant par des intercalaires. Dans chaque catégorie, rangez chronologiquement.
• Pour les factures clients : par chronologique. Rapprochez ensemble le devis, bon de commande, bon de livraison ainsi que la facture.
• Pour les factures fournisseurs : par alphabétique et pour chaque fournisseur rangement chronologiquement. Rapprochez ensemble le devis, bon de commande, bon de livraison ainsi que la facture.
• Pour les bulletins de salaire : classement mensuel.
• Pour les charges sociales : par catégorie de charges (URSSAF, Pôle emploi, Caisse retraite, etc...) en les séparant par des intercalaires. Dans chaque catégorie, rangez chronologiquement.

La méthode de classement des documents comptables que vous aurez retenus devra être conservée, afin de garantir une recherche efficace.

Dernières petites recommandations !

Les documents comptables de l'entreprise devront être archivés et conservés afin d'être accessibles par certaines personnes de l'entreprise. Je vous rappelle que tous documents comptable sont confidentiels donc à ne pas mettre entre toutes les mains.
Dernier rappel sur l'efficacité du classement des documents comptables de l'entreprise : il faut conserver les documents comptables papier pendant 10 ans. Certains documents comme les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers doivent se garder 30 ans. Donc avant de détruire ceux-ci, renseignez -vous de la durée maximum de garde.