Mentions obligatoires sur les factures

Toute entreprise ou organisme a l'obligation de délivrer une facture pour une vente de marchandises ou prestation de services.

La facture doit être délivré soit :

• Au moment des versements d'acomptes,
• Au moment de la livraison de la marchandise,
• A la fin d'exécution de la prestation de services.

La loi permet d'émettre des factures par voie électronique.



Les entreprises réalisant des opérations fréquentes avec un même client, au cours de la même année civile, peuvent effectuer des factures périodiques ou récapitulatives. Une procédure particulière doit être respectée.

La facture doit être établie en deux exemplaires : un pour le vendeur et l'autre pour l'acheteur. L’article L123-22 du Code de Commerce énonce que « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant 10 ans ».

L’article L102 B du livre des procédures fiscales impose un droit de communication au profit de l’administration fiscale pendant une période de 6 ans.

A l'exception pour une note émise à un particulier : Les entreprises doivent obligatoirement remettre une note à un particulier lorsque le prix demandé est inférieur ou égal à 25,00 € TTC. La note doit au moins comporter les mentions suivantes :

• La date, le nom et adresse du prestataire,
• Le nom du client (sauf opposition de celui-ci),
• La date et le lieu d'exécution de la prestation,
• Le décompte détaillé, en quantité et prix, de chaque prestation et produit fourni (dénomination, prix unitaire et désignation de l'unité, quantité fournie),
• Le total à payer HT et TTC.

En pratique les tickets de caisse peuvent servir de notes dès lors qu'ils comportent bien les mentions obligatoires.

1 Numéro d’identification à la TVA :

Le fournisseur doit toujours figure sur la facture, quelles que soient les opérations réalisées, qu'elles soient la destination, en France ou en Union Européenne. Ex. FR XX XXX XXX XXX
Pour le client, il est obligatoire de porter sur la facture lorsqu'il s'agit d'une opération intracommunautaire. Par contre, cela est facultatif pour l’échange en France.
Important : Vous devez vérifier la validité du numéro de TVA intracommunautaire donné par votre client sur le site http://ec.europa.eeu/taxation_customs/vies/ , Faites une impression de la page écran est nécessaire pour chaque contrôle car le site ne conserve pas d'historique et agrafez ce document à votre facture.

2 Mention obligatoire selon la situation du vendeur :

• Si le vendeur est locataire-gérant d'un fond de commerce, cette qualité doit être précisée sur la facture. Sinon passible d'une amende de 750 €.
• Le commerçant franchisé doit obligatoire faire figurer sa qualité de franchisé sur tous ses documents publicitaires remis aux consommateurs ainsi que sur ses factures ou bons de commandes.
• Les sociétés qui sont en liquidation doivent obligatoirement faire figurer sur leurs factures après leur dénomination sociale, la mention ''société en liquidation''. Sinon, la société s'expose à une amende.
• Les adhérents des centres de gestion et associations agréés doivent obligatoirement indiquer ''Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d'un centre (association) de gestion agréé par l'administration fiscale '' sur tous leurs documents professionnels, ainsi que leurs factures.
• L'Autofacturation est exigée lorsque le destinataire de marchandises ou de prestation de services émet la facture à la place du fournisseur ou du prestataire. Si la facture est établi par un tiers (sous-traitant), pas de mention obligatoire spécifique mais il est vivement recommandé de mentionner sur la facture ''Facture établie par A au nom et pour le compte de B ''.

3  Le numéro de la facture :

La numérotation des factures doit s'effectuer chronologiquement et de manière continue afin qu'elles aient un numéro unique. Cette obligation concerne également les factures d'acomptes. La facture définitive doit faire référence aux différentes factures d'acomptes.

4  Identification du mandataire :

Si le redevable de la TVA est un représentant fiscal de l'entreprise, son numéro individuel d'identification à la TVA, son nom complet et son adresse doivent être mentionnés.

5  Assurance professionnelle obligatoire :

Les artisans (professionnels du bâtiment) sont tenus de souscrire une assurance professionnelle obligatoire, notamment la garantie décennale, doivent mentionner sur leurs factures :

• L’assurance souscrite au titre de leur activité,
• Les coordonnées de l'assureur ou du garant,
• La couverture géographique du contrat ou de la garantie.

6  Pour chaque bien ou service, doivent être indiqués :

• La date à laquelle est effectuée, ou achevée, la livraison de marchandises ou la prestation de services, ou la date à laquelle est versé l'acompte, dans la mesure celle-ci est différente de la date de facturation.
• La désignation précise permettant d'identifier la marchandise, ce qui exclut les termes générique non suivis de référence.
• La quantité de marchandises ou services, où l'intitulé de la colonne précise selon le cas, soit le poids, le volume ou le temps.
• Le prix unitaire H.T. Doit être indiqué avant toutes réductions de prix.

7  Réduction de prix :

La facture doit indiquer, sur chaque ligne, tous rabais, remises, ristourne ou escompte (s'ils sont chiffrables, sauf s'ils ne peuvent être connus qu'en fin de facture).

8  Option pour le paiement de la TVA :

La mention pour le paiement de la TVA sur les livraisons de travaux immobiliers ou l'autorisation d'acquitter la TVA d'après les débits n'est plus obligatoire mais recommandée.

9  Date de paiement :

La facture doit indiquer, la date à laquelle le règlement doit intervenir, soit selon les délais indiqués dans les conditions générales de vente ou du délai particulier négocié avec le client. Cette date doit respecter les délais légaux.

10  Mode de paiement :

La facture indique les moyens de paiement acceptés. Le règlement peut être par chèque, en espèces pour les montants inférieurs à 3 000 €, par virement bancaire, par lettre de chance ou effet de commerce.

11  Conditions d'escompte :

Les conditions d'escompte applicables doivent obligatoirement figurer sur la facture en cas de paiement anticipé par rapport à la date de paiement indiqué sur la facture. Si le vendeur n'accorde pas d'escompte pour paiement anticipé, il doit mentionner sur la facture : Pas d'escompte en cas de paiement anticipé.

12 Taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement :

Le taux des pénalités de retard exigibles à compter du jour suivant la date de règlement figurant sur la facture doit obligatoirement être mentionné par cette facture (article L 441-3 du Code de commerce).

Exemple de mention : « Des pénalités correspondant à trois fois le taux de l’intérêt légal seront applicables en l’absence ou en cas de retard de paiement ».

Les conditions générales de vente doivent aussi préciser les conditions d’application et le taux des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture dans le cas où les sommes dues sont réglées après cette date.

→ Taux minimum : trois fois le taux de l’intérêt légal.

→ Base de calcul des pénalités : selon l’Administration, les pénalités doivent être calculées sur le montant T.T.C. de la facture impayée.

→ Exigibilité : automatique, sans qu’un rappel soit nécessaire.

Par ailleurs, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement doit être indiquée en pied de facture par la mention suivante : « une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sera appliquée en cas de retard de paiement conformément aux articles L 441-3 et L 441-6 du code de commerce ». Cette mention doit également être reportée dans les conditions générales de vente.

13  Récapitulatif des mentions obligatoires pour bénéficier des principaux régimes spéciaux en matière de TVA.

Nature du régime	Conditions d’application	Mention à porter sur la facture
Franchise de TVA	Prestations : CA H.T.< 32 600 € Livraisons : CA H.T.< 81 500 €	« TVA non applicable, article 293B du CGI »
Régime de la marge	Revente de biens d’occasion, d’œuvres d’art ou d’objets de collection soumis au régime de la marge.	« TVA sur la marge, article 297A du CGI » En cas d’application du régime particulier des agences de voyage ou des biens d’occasion, des objets d’art, de collection ou d’antiquité, la mention suivante : « Régime particulier – Agences de voyage » « Régime particulier – Biens d’occasion » « Régime particulier – Objets d’art » « Régime particulier – Objets de collection et d’antiquité »
Autoliquidation	Livraison à soi-même, prélèvement personnel, changement d’affectation d’un bien d’un secteur imposable à un secteur hors champ de la TVA.	« Autoliquidation »
Opérations concernant les déchets neufs d’industrie et les matières de récupération	Autoliquidation par le client lorsqu’il a un numéro d’identification en France ; sinon, taxe acquittée par le fournisseur.	« Autoliquidation »
Autres cas d’exonération	Livraison intracommunautaire.	« Exonération de TVA française, article 262 ter-I du CGI ; autoliquidation »
Exonération de TVA de certaines associations	Association dont le Chiffre d’Affaires annuel des opérations commerciales est inférieur à 60 000 €.	« Exonération de TVA en vertu de l’article 261-7-1° b du CGI »

SANCTIONS en cas de défaut d’une mention obligatoire :

→ Le code de commerce prévoit :

• Une amende de 75 000 € pour les personnes physiques, l’amende peut être portée à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée.
• Une amende de 375 000 € pour les personnes morales (l’amende peut être portée à 250 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée), plus une exclusion des marchés publics pour 5 ans au plus.

→ Le CGI prévoit que « toute omission ou inexactitude constatée dans la facture (…) donne lieu à l’application d’une amende de 15 € par omission ou inexactitude (plafonnée à 25% du montant total de la facture)».